Відбулася презентація пілотного проєкту електронного архівування, реалізованого за сприяння Проєкту ЄС "Право-Justice"

09 серпня відбулася презентація пілотного проєкту запровадження електронного архіву та створення належних умов для постійного зберігання електронних документів Національного архівного фонду і державних електронних інформаційних ресурсів. Його реалізували Міністерство юстиції, Державна архівна служба України та Міністерство цифрової трансформації спільно з Проєктом ЄС "Право-Justice" та іншими партнерами.

Йдеться про розробку спеціалізованого модуля "Архів" апарату Міністерства юстиції України та модернізацію системи "Електронні архівні системи (ЕЛАРСИС)".

"Пілотне впровадження електронного архіву Міністерства юстиції України є важливим етапом імплементації безпаперових технологій документообігу в Україні. Його метою є запровадження в системі архівних установ України технологій накопичення, обліку, зберігання архівних електронних документів та використання відомостей. Передусім, це значно спростить доступ до архівних документів, розвантажить процеси та забезпечить належні умови для їх постійного зберігання", - зауважив старший національний експерт компоненту "Електронне правосуддя", керівник інституційного розвитку та координації Проєкту ЄС "Право-Justice" Валерій Бакал під час презентації проєкту у стінах Укрінформу.

Він також додав, що нині в Україні продовжується реформа впровадження електронного документообігу і війна не повинна стати цьому на заваді, а навпаки - стимулювати.

"Безумовно, з початком повномасштабного вторгнення ми відчули головну перевагу переведення документообігу з паперового у цифровий. Так, коли частина Сумщини опинилася під окупацією, саме завдяки тому, що всі обласні структури Міністерства юстиції раніше перейшли на цифровий формат, вдалося забезпечити безперервність їхньої роботи та зберегти всю документацію", - додав Валерій Бакал.

Своєю чергою, заступник Міністра юстиції України з питань цифрового розвитку, цифрових трансформацій і цифровізації Сергій Орлов розповів, що Мін’юст щорічно передає до державного архіву близько 1200 справ паперових документів - орієнтовно 240 тисяч аркушів формату А4. Крім того, для документів постійного та тривалого строку зберігання, створених в електронній формі, виготовляються ще й засвідчені паперові копії таких документів.

"Ми створили усі умови, аби архівні документи накопичувалися, обліковувалися та зберігалися в електронному вигляді. До того ж, весь цей процес відбуватиметься автоматизовано. Тож, тепер усього за кілька кліків можна буде знайти необхідні архівні відомості, а не переривати стоси паперових документів", - відзначив Сергій Орлов.

Також під час презентації пілотного проєкту виступив голова Державної архівної служби України Анатолій Хромов. Він заявив, що тестування модуля такого е-архіву вже проведено в системі електронного документообігу "АСКОД", а саме — сформовано та передано окремі пакети електронних документів, створених в Міністерстві юстиції, на архівне зберігання до архіву Мін’юсту та до Центрального державного аудіовізуального та електронного архіву.

"Реалізація пілотного проєкту "е-Архів" дасть змогу здійснювати роботу з архівування електронних документів в органах влади та створить належні умови для постійного зберігання і використання електронних документів Національного архівного фонду (так званих "born digital documents") та державних інформаційних електронних ресурсів", - зазначив Анатолій Хромов.

Зауважимо, наступним кроком щодо реалізації проєкту є його масштабування на всі органи влади України, а згодом - і на інші організації.