Анна Адамська-Галлант: Не було іншого рішення, крім як почати працювати віддалено
“Після того, як я полетіла з Києва в п'ятницю, 13 березня 2020 року, я все ще планувала повернутися в Україну в неділю. Напередодні здавалося, що все нормально, і я не очікувала, що ситуація зміниться так швидко і настільки різко. Команда продовжувала працювати в звичайному форматі, були зустрічі з нашими партнерами, ми брали участь у заходах. Однак вже існували деякі обмеження. Було тепло для цієї пори року, а магазини та ресторани працювали. На Хрещатику було багато людей, музиканти грали на Майдані Незалежності. Здавалося, всі з нетерпінням чекали літа.
Своєрідне відчуття з’явилося у мене лише в аеропорту Бориспіль. Там було набагато менше людей, ніж зазвичай. Не було чартерних рейсів для туристів, які літають на відпочинок в екзотичні місця. У ресторанах, у яких зазвичай було так людно, людей було мало, а офіціанти були в масках та рукавичках. Я отримувала повідомлення від своїх друзів, які питали, чи вдалося мені повернутися до Польщі, оскільки з'явилися чутки, що кордони незабаром закриють. Після посадки у Варшаві я дізналася, що кордони тільки що закрили, мій рейс був останнім регулярним рейсом. Наступного дня мені надійшло повідомлення про те, що мій зворотний рейс до Києва скасований.
Я подумувала повернутися в Україну на машині, тим більше, що я живу недалеко від кордону, але це було неможливо. Тисячі українців уже їхали додому з усієї Європи через польські кордони. Черги на блокпостах були довжиною в кілька десятків кілометрів. Україна ввела заборону на громадський транспорт, тому не було можливості дістатися до Києва автобусом, поїздом чи літаком.
Не було іншого рішення, крім як почати працювати віддалено.
У неділю ввечері я зв’язалася з національними експертами зі своєї команди – Поліною Лі та Світланою Майструк. Ми домовилися провести відео зустріч наступного ранку, щоб обговорити, як діяти в цих нових обставинах. Протягом декількох місяців до цього ми вже використовували такий спосіб комунікації, особливо для зустрічей з нашими міжнародними експертами, коли нам потрібно було почути їх думку щодо різних тем, що стосуються їх місій. Це працювало належним чином, але ми не були впевнені, як такий онлайн формат буде основним і єдиним способом комунікації.
17 березня 2020 року ми розпочали нашу першу регулярну відеоконференцію. Ми погодились, що щоранку проводити зустріч команди важливо для продовження спільної роботи, що особливо необхідно в цей складний період. Тому регулярні зустрічі о 10.00 за київським часом стали постійним елементом нашого розпорядку. Це – ідеальний час для обговорення поточної діяльності, обміну досвідом, ідеями та планування подальших кроків. Під час таких зустрічей ми разом віртуально п'ємо каву. На початку такий формат, мабуть, був дещо дивним, не всім було комфортно висловлюватися, але ми швидко звикли до відео зустрічей, і зараз у нас відбуваються справді яскраві дискусії. Ми майже не помічаємо, що це онлайн-спілкування.
Завдяки цьому ми відчуваємо себе командою. Це стосується не лише членів нашої постійної команди; дуже часто до нас також приєднуються наші короткострокові експерти, як міжнародні, так і національні. Ранкові відео зустрічі – це своєрідний ритуал, з якого ми розпочинаємо день.
Першим і дуже важливим завданням було переглянути наш робочий план, щоб встановити, які завдання можливо виконати незважаючи на обмеження щодо особистих зустрічей та заходів. Ми дійшли висновку, що значну частину нашої діяльності все ще можна реалізувати навіть в форматі віддаленої роботи. В принципі, наше головне завдання – це надавати висновки експертів, розробляти концепції, стратегії, навчальні програми, і цей інтелектуальний контент можна створювати і під час онлайн-роботи. Звичайно, все ж є такі заходи, які потрібно реалізовувати особисто (наприклад, ознакування для модельних судів), але над більшістю заходів можна було продовжувати працювати онлайн.
Ми підтримуємо контакт з нашими міжнародними експертами, які займаються різними місіями. Вони вже кілька разів були в Україні, тому знають ситуацію та основні виклики судової системи України. Тому вони можуть ще більше зосередитись на розробці концептуальних записок та інших документів, які необхідно підготувати в рамках робочого плану. Коли необхідно, ми проводимо з ними відео зустрічі, щоб обговорити конкретні питання чи кроки, які слід вжити. Варто підкреслити, що такий формат онлайн-роботи дуже продуктивний та ефективний.
Всі заходи залежать від налагодженої співпраці з українськими партнерами. В ході Проекту нам вдалося налагодити з ними тісні та дружні робочі стосунки. Це значно полегшує нашу співпрацю в режимі обмежених контактів. Для нас було надзвичайно важливо показати, що команда Проекту продовжує працювати над виконанням запланованих заходів з такою ж відданістю та якістю, як і завжди. Наразі ми вже провели кілька зустрічей з представниками всіх органів судового управління і працювали з ними над різними заходами, концепціями та іншими документами. Наші українські партнери дуже швидко адаптувались до нового формату співпраці. Всі ми постійно вчимося та шукаємо нові рішення та можливості, що випливають із цього режиму роботи.
Протягом цих декількох тижнів віддаленої роботи ми не скасували жодної запланованої зустрічі. Ми дотримувались плану, який був заздалегідь підготовлений для нормальних обставин, і ми навіть додаємо нові заходи.
В рамках Ініціативи "Модельні суди" (ІMC) ми проводимо за допомогою відеоконференції регулярне засідання Проектної Ради ІMC з участю всіх зацікавлених сторін (32 учасники), щоб обговорити ситуацію щодо впровадження ІMC та наступні кроки, які слід вжити. Зважаючи на нові обставини, ми провели тренінг з найкращих практик в галузі управління персоналом, спрямований на зміцнення навичок суддів та працівників апарату щодо віддаленої роботи (зі 100 учасниками).
Команда міжнародних та національних експертів доопрацювала типові інструкції щодо інтегрованої стійки рецепції та главу посібника ІМС щодо кращих практик в галузі кадрової політики, що застосовуються в судах. Наразі ці документи обговорюємо з нашими українськими партнерами, звичайно, в режимі онлайн.
Інша важлива тема в рамках ІМС - це посилення безпеки в судах, над якою теж працюємо за допомогою засобів онлайн-комунікації. Команда проекту провела онлайн-опитування для суддів та керівників апарату судів щодо оцінки потреб безпеки (ми отримали понад 3000 відповідей). На основі зібраних даних міжнародні та національні експерти доопрацьовують плани навчання. Йдеться про онлайн-вебінари в реальному часі та асинхронні онлайн-курси з питань особистої безпеки суддів та працівників апарату, які будуть незабаром проводитися. Наші експерти з безпеки також тісно співпрацюють з місцевими партнерами над розробкою типових інструкцій, які застосовуються у сфері судової безпеки.
Ще одним важливим напрямком нашої діяльності є продовження співпраці з Національною школою суддів. Наприкінці березня повинні були початися практичні семінари з теми, присвяченої ролі наставництва в системі формування професійних навичок у майбутнього судді. Однак ці семінари неможливо провести особисто через обмеження під час пандемії. З метою збереження мотивації залучених наставників було прийнято рішення адаптувати навчальну програму до онлайн-формату вебінарів. Тому ми використовуємо цю можливість, яка є результатом віддаленої роботи над удосконаленням та розвитком онлайн-тренінгів, запропонованих НШСУ та ми використовуємо кращі практики цієї форми навчання.
Є також менші команди експертів за участю міжнародних та українських правників, які працюють з місцевими партнерами над різними концептуальними та стратегічними документами, спрямованими на покращення функціонування судової системи в Україні. Це лише приклади діяльності нашої команди у Києві. Я переконана, що ми робимо якнайбільше в цей нелегкий час. Маю сказати, що, на диво, дух команди зростає. Коли ми знову разом зберемося у Києві, будемо працювати ще краще, ніж раніше.”
Міжнародний головний експерт з питань судової реформи Анна Адамська-Галлант для Justice Coopération Internationale.