Лайфхаки внутрішніх комунікацій: як зробити наради ефективними

Робочі наради, попри їхню об’єктивну необхідність, часто забирають значну частку робочого часу і знижують продуктивність. Як зробити наради ефективним діловим інструментом, радила під час вебінару «Внутрішні комунікації в судовій системі» навчального курсу «Модельні рішення для комунікації українських судів» міжнародна експертка Проєкту ЄС «Право-Justice» Реда Молієне.

Згідно з дослідженням Harvard Business Review*, 71% старших менеджерів називають наради непродуктивними та неефективними. Тягарем для команди їх робить намірна частота проведення, неправильне і нечітке планування (відсутність порядку денного, розмиті теми), неточна орієнтованість (залучення учасників, які не мають ніякого відношення до мети зустрічі), погана модерація або фактична її відсутність, а також відсутність висновків/подальших дій.

Тож, аби усунути ці фактори, при плануванні нарад варто подбати про наступне:

• Час, місце (вказати, аби учасники планували свій день і не витрачали час, гублячись в пошуку місця зустрічі, якщо воно змінне, а не стабільне завжди).
• Цільова група (учасники)– лише ті, хто може внести свій внесок і може отримати користь. Зрештою, у випадку необхідності ви можете проінформувати решту учасників листом про результати наради.
• Точний порядок денний (тривалість, теми, виступаючі, модератор, час для обговорень). Це допоможе зекономити час, ефективно модерувати нараду, апелюючи до таймінгу порядку денного. Дотримання порядку денного дасть змогу учасникам планувати свій робочий час цього дня, зустрічі і навантаження.
• Підготовча робота. До наради треба готуватись, зібратись з думками і меседжами, які треба донести, розмежувати теми, які варто обговорити і де треба просто взяти до відома, визначити алгоритм очікуваного обговорення, передбачити реакції учасників наради і закласти час на взаємодію з ними.
• Короткий зміст, висновки, подальші дії. Завжди підсумовуйте сказане і обговорене, для уникнення різних трактувань. Завжди проговорюйте в якій версії ви затверджуєте рішення по певному питанню, хто буде виконавцем, які дедлайни, який алгоритм дій. За можливості – фіксуйте цю інформацію письмово, щоб за потреби мати змогу підтвердити досягнуті домовленості.
• Поширення інформації, моніторинг подальших дій. Підсумки наради поширюються або на учасників, або, якщо стосуються ширшого кола – доводяться до відома цього кола осіб. В ідеалі – електронною поштою. Бажано узгодити також, яким чином буде перевірено виконання домовленостей – звітування через певний час, повторна нарада, письмові повідомлення тощо.

І ще декілька порад про те, якою має бути внутрішня нарада, аби вона була втіленням загально прийнятої культури зустрічей. Про дотримання цих правил варто домовитись з командою, або ж і роздрукувати їх та повісити на стіні у приміщенні, де ведуться наради зазвичай.

• Говоріть коротко та сфокусовано. Ми всі знаємо, що ми важко працюємо. Не потрібно про це говорити. На щотижневих зустрічах ми говоримо про наші робочі справи, зосереджуючись на проблемах, викликах, історіях успіху та отриманих уроках.
• Завжди готуйтесь до зустрічі (читайте матеріали, подумайте над темами для виступів, підготуйте презентацію для представлення складного питання).
• Подавайте пропозиції, а не просто повідомляйте про проблеми.
• Дотримуйтесь порядку денного. У невідкладних випадках можна піднімати та обговорювати нові питання та теми. В інших випадках, ці питання можуть бути заплановано на наступну зустріч (або додаткову нерегулярну зустріч з певного питання).